KI-Strategie & Einführung
Der wirksamste Schritt beim Digitalisieren kostet keinen Cent Software – und wird fast immer übersprungen. Eine Anleitung in acht Schritten, die Sie in Ihrem Team direkt anwenden können.
Ich arbeite jedes Jahr mit über 120 Organisationen. Der wirksamste Schritt beim Digitalisieren kostet keinen Cent Software – und wird trotzdem fast immer übersprungen.
Es ist nicht die Auswahl des Tools.
Es ist die Frage, ob die Aufgabe überhaupt erledigt werden muss.
Diese Anleitung ist für Teamleitungen und Abteilungen gedacht, nicht für Konzern-Digitalstrategien. Sie können sie nächste Woche anfangen.
Kurz gesagt: Prozesse digitalisieren heißt in dieser Reihenfolge: Mandat holen, Prozesse sichtbar machen, Aufgaben hinterfragen, einen Prozess auswählen, den Ist-Zustand messen, den Soll-Prozess entwerfen, erst dann das Werkzeug wählen, in einem kleinen Pilot testen und gegen die Ausgangswerte messen.
Es gibt einen Satz von Thorsten Dirks, der jede Beratung überflüssig macht: „Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, haben Sie einen scheiß digitalen Prozess."
Klingt derb. Ist aber die ganze Wahrheit.
Wer zuerst Software kauft und danach die Prozesse anpasst, elektrifiziert Unsinn – und zementiert ihn für die nächsten zehn Jahre. Denn ein digitaler Prozess ist deutlich schwerer zu ändern als ein Zettel, den jemand einfach weglässt.
Deshalb gilt: erst Aufgabenkritik, dann Prozessoptimierung, dann Digitalisierung. Alles andere ist Ausführung.
(Und ja, das ist unbequem, weil die Software immer schon jemand im Kopf hat, bevor das Projekt startet.)
Ohne das brauchen Sie nicht anzufangen. Sie brauchen von der Bereichs- oder Amtsleitung drei Dinge, im Zweifel als kurze Mail:
Der dritte Punkt ist der wichtigste. Wo Regeltreue belohnt und Fehler bestraft werden, entscheidet niemand etwas. Aus gutem Grund.
Nicht modellieren. Nur sammeln.
Alle im Team schreiben in einem Workshop von zwei bis drei Stunden auf Karten, was sie tatsächlich tun. Pro Prozess vier Angaben, geschätzt reicht völlig: Auslöser, Ergebnis, Fälle pro Jahr, Aufwand pro Fall.
Typisches Ergebnis: 25 bis 40 Prozesse. Schon dieser Schritt produziert Aha-Momente, weil niemand im Raum die Gesamtmenge je gesehen hat.
Jetzt schicken Sie jeden Prozess durch vier Fragen. Das ist klassische Aufgabenkritik, und es ist der einzige Schritt mit garantiertem Ertrag:
Vier mögliche Entscheidungen pro Prozess: streichen, verlagern, vereinfachen – oder erst dann digitalisieren.
Erfahrungswert: 10 bis 20 Prozent fallen weg oder schrumpfen radikal. Ohne einen Cent Software. Das ist Ihr bester Business Case und Ihr politisches Kapital für alles Weitere.
Die fünfte Frage für 2026: Das klassische Prüfschema stammt aus einer Zeit ohne generative KI. Fragen Sie deshalb zusätzlich: Ist der Kern dieser Aufgabe Textproduktion, Recherche, Zusammenfassung oder Einsortieren? Wenn ja, verändert KI nicht die Durchführung, sondern den Zuschnitt der Aufgabe – dann lohnt sich klassische Digitalisierung oft gar nicht mehr.
Zu viele Vorhaben gleichzeitig gefährden jedes einzelne. Nehmen Sie einen. Höchstens zwei.
Bewerten Sie in drei Spalten, je 1 bis 5 Punkte:
Nehmen Sie bewusst nicht den größten Brocken, sondern den, der in acht Wochen sichtbar fertig ist. Ein gelungenes Beispiel schlägt jedes Unmöglichkeits-Argument im Haus. Das ist Ihre Währung für Prozess Nummer zwei bis zehn.
Setzen Sie sich zwei Stunden neben die Person, die den Prozess macht. Lassen Sie drei echte Fälle laufen. Protokolliert wird:
Und jetzt die Baseline. Die ist nicht verhandelbar: Durchlaufzeit von Eingang bis Abschluss, reine Bearbeitungszeit, Rückfrage- und Fehlerquote, Anzahl der Medienbrüche, Fälle pro Monat.
Ohne Vorher-Werte ist jeder Erfolg später eine Behauptung. Und wird auch so behandelt, wenn Ressourcen verteilt werden.
Zeichnen Sie den Prozess aus Sicht dessen, der das Ergebnis bekommt. Bürgerin, Kollege, anderes Amt. Wo wartet die Person? Wo muss sie Daten liefern, die Sie längst haben?
Vier Reduktionsfragen an den Ist-Prozess:
Erst wenn dieser Soll-Prozess auf einem Blatt steht, reden Sie über Werkzeuge. Nicht vorher.
An genau dieser Stelle kippen die meisten Vorhaben.
Prüfen Sie streng von oben nach unten:
Parallel dazu, ab Woche 1 und nicht am Ende: Personalrat oder Betriebsrat, Datenschutz und IT-Sicherheit als Mitgestalter einbinden. Nicht als Torwächter zur Freigabe. Wer diese drei erst zum Schluss fragt, verliert drei Monate. Zu Recht.
Gleiche Kennzahlen wie in Schritt 4, direkt gegenübergestellt. Dann drei Dinge:
Entscheidung dokumentieren: ausrollen, nachbessern oder beenden. Beenden ist ein legitimes Ergebnis und muss sanktionsfrei sein.
Prozessverantwortliche benennen: eine Person mit Namen. Sonst zerfällt der neue Prozess innerhalb eines halben Jahres in Sonderwege.
Quartalstermin setzen: 45 Minuten, Kennzahlen ansehen, eine Verbesserung beschließen. Das ist der Unterschied zwischen einem Projekt und einer Veränderung.
Die Ängste sind berechtigt. Arbeitsplatzverlust, Kompetenzentwertung, Kontrollverlust. Wenn Sie Digitalisierung als Effizienzgewinn verkaufen, hören die Leute „Stellenabbau" – und manchmal liegen sie richtig. Sagen Sie früh und konkret, was mit der freiwerdenden Zeit passiert. Wenn Sie das nicht sagen können, sagen Sie das.
Die stillen Blockierer. Widerstand kommt selten als Widerspruch. Er kommt als „interessant, aber bei uns ist das anders" und dann als Terminverschiebung. Gegenmittel: die zwei, drei informellen Meinungsführer vor dem ersten Workshop einzeln fragen, was sie am Prozess am meisten stört – und ihre Antwort sichtbar im Soll-Prozess unterbringen.
Der Technik-Trugschluss. Ein Lehrstück: Über 33 Millionen deutsche Personalausweise haben eine aktivierte Online-Funktion. Jahrelang wurde sie kaum genutzt. Technisch war alles fertig. Es fehlten Anlässe, Bekanntheit und Bequemlichkeit.
Im Klartext: Technik ist notwendig, aber nie hinreichend.
Verwaltungsdigitalisierung scheitert selten am Können und fast immer an drei Dingen: Zuständigkeit schlägt Verantwortung, Übernormierung lähmt, und niemand wird für Wirkung belohnt, nur für Regeltreue.
Zwei Hebel helfen dagegen wirklich:
Verbindlichkeit von außen. Hängen Sie Ihr Vorhaben an etwas extern Legitimiertes: eine Fördermittelfrist, eine Rechtsänderung, einen Prüfbericht, einen politischen Beschluss. Das erzeugt mehr Bewegung als jedes intern verhandelte Leitbild.
Inseln des Gelingens statt Masterplan. Ein Amt, das seinen Prozess in acht Wochen sichtbar verbessert hat, überzeugt drei weitere Ämter. Ein 80-seitiges Digitalisierungskonzept überzeugt niemanden.
Prozess Nummer eins: 10 bis 12 Wochen. Prozess zwei bis vier laufen danach parallel in je sechs bis acht Wochen, weil das Team die Methode dann kennt.
Wer schneller verspricht, hat Schritt 2 übersprungen.
Würde ich mit der Aufgabenkritik anfangen, wenn die Software längst gekauft ist? Ja. Sogar dann. Es ist billiger, einen Prozess zu streichen, als ihn zu pflegen.
Prozesse digitalisieren heißt, einen Arbeitsablauf so umzubauen, dass er ohne Medienbrüche und Doppelerfassungen läuft – und ihn erst danach mit Software zu unterstützen. Wer nur den bestehenden Ablauf elektronisch abbildet, hat digitalisiert, aber nichts verbessert.
Aufgabenkritik ist die systematische Prüfung, ob eine Aufgabe überhaupt nötig ist (Zweckkritik) und ob sie richtig durchgeführt wird (Vollzugskritik). Sie steht vor jeder Digitalisierung und führt zu einer von vier Entscheidungen: streichen, verlagern, vereinfachen oder digitalisieren.
Den mit hoher Fallzahl, spürbarem Leidensdruck und geringer Komplexität – nicht den größten. Ein sichtbarer Erfolg in acht Wochen erzeugt mehr Rückenwind als ein Jahrhundertprojekt.
Für den ersten Prozess sollten Sie 10 bis 12 Wochen einplanen, inklusive Aufgabenkritik, Ist-Aufnahme und einem Pilot von vier bis sechs Wochen. Folgeprozesse gehen deutlich schneller.
Zuerst die Software auszuwählen. Das Werkzeug legt den Prozess fest, statt umgekehrt – und ein schlechter Ablauf wird für Jahre festgeschrieben.
Nicht zwingend. KI lohnt sich dort, wo der Kern der Aufgabe Text, Recherche, Zusammenfassung oder Klassifikation ist. Bei Aufgaben mit klaren Regeln und Formularen ist klassische Automatisierung meist schneller, billiger und nachvollziehbarer.
"Ich schicke regelmäßig kostenlose Updates zum Thema KI, Sicherheit und Anwendungen."
Wählen Sie direkt einen freien Slot in meinem Kalender.
Schreiben Sie mir Ihr Anliegen — ich melde mich zeitnah.
